Tipps und Tricks/ Dokumente von Kollegen, die sich nicht öffnen lassen
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[bearbeiten] Das Problem
Gelegentlich kommt es vor, dass ein Arbeitsblatt, eine Schulaufgabe o.ä., das man einer Kollegin oder einem Kollegen geschickt hat, von den Empfängern nicht geöffnet werden kann. Das Irritierende dabei ist, dass man das angeblich defekte Dokument selbst problemlos bearbeiten kann.
[bearbeiten] Mögliche Ursache
Beim Speichern wandelt ein Programm die Inhalte, die man am Bildschirm erstellt hat, in eine Folge von Zeichen um, die dann als Datei auf der Festplatte gespeichert wird. Beim Öffnen der Datei wird aus dieser Zeichenfolge wieder der Inhalt rekonstruiert, den man vorher gesehen hatte. Es gibt verschiedene Verfahren, mit denen die Programme dies bewerkstelligen. Welche ein Programm einsetzen kann, erfährt man meist, wenn man in der Dialogbox, die beim Aufruf von "Speichern unter ..." oder "Öffnen ..." erscheint, die "Dateitypen" aufklappt: Dort ist meist eine umfangreiche Liste angezeigt.
Die Vorschriften für diese Verfahren könnten sehr komplex sein. Außerdem werden sie im Lauf der Jahre gelegentlich geändert. Daher kommt es vor, dass sie unterschiedlich interpretiert werden. Oft sind die Auswirkungen dieser Unterschiede so geringfügig, dass man sie gar nicht bemerkt, manchmal aber so gravierend, dass sich ein von einem Programm erstelltes Dokument mit einem anderen nicht öffnen lässt. Letzeres kann besonders dann vorkommen, wenn man versucht, mit einer alten Version eines Programms ein Dokument zu öffnen, das mit einer neueren Version erstellt wurde.
Die Arbeitsumgebungen in einem Kollegium dürften meist ziemlich heterogen sein: Von Uralt-PC bis zu einem gerade neu gekauften System wird alles verwendet. Da kann es durchaus vorkommen, dass die beschriebenen Unterschiede dazu führen, dass auf einem Rechner erstellte Dokumente auf einem anderen nicht bearbeitet werden können, obwohl der Dateityp im Prinzip auf beiden Rechner zur Verfügung stünde.
[bearbeiten] Soforthilfe
Wenn man eine Datei hat, die sich nicht öffnen lässt, kann man grundsätzlich gemäß folgender Überlegung vorgehen: Oft stehen auf einem Rechner mehrere Programme zur Verfügung, die in der Lage sind, Dateien dieses Typ zu lesen und zu schreiben. Da die Programme die Regeln etwas unterschiedlich interpretieren, kann man versuchen, das Dokument mit einem der anderen Programm zu öffnen, und, sofern das klappt, mit einem geänderten Namen wieder zu speichern, wobei man zum Speichern einen anderen Dateityp verwenden kann. Dann versucht man, dieses Dokument mit dem gewohnten Programm wieder zu öffnen. Wenn das funktioniert, geht zwar meist ein Teil der Information des Dokuments verloren. Wenn man Glück hat, sind das aber nur Feinheiten der Formatierung.
Wenn es um Dokumente mit dem Dateityp "DOC", der von Microsofts Word verwendet wird, geht, hat man oft einige Alternativen zur Verfügung: WordPad (meist bei Programme->Zubehör), Microsoft Works (ist bei vielen Rechner vorinstalliert), den StarWriter aus dem StarOffice-Paket oder das entsprechende Programm von Open Office. Diese Programme unterstützen meist auch das Rich-Text-Format (RTF). Wenn man das zum Speichern verwendet, dürfte gegenüber dem DOC-Format nur wenig Information verloren gehen.
Microsoft Word 2003 besitzt die Möglichkeit, als Dateityp "Text aus beliebiger Datei wiederherstellen" anzugeben. Damit können Dateien geöffnet werden, die sonst als fehlerhaft abgelehnt würden. Man kann aber nicht davon ausgehen, dass das Ergebniss dann so aussieht wie in der Umgebung, in der das Dokument erstellt wurde.
[bearbeiten] Vorbeugung
Bei Microsoft Word 2003 kann man ein Standardformat angeben, in dem die Dateien gespeichert werden. (Extras -> Optionen -> Speichern -> Standardformat). Wenn man da "Word 97-2003 ..." angibt, dann verzichtet man auf einige Möglichkeiten, die die neuere Version von Word bietet. Für Schulzwecke dürften diese Einschränkungen kaum stören, aber man ermöglicht damit Kollegen mit älteren Versionen den Zugang zu Dokumenten, die man mit der neueren Version von Word erstellt hat.
Es gibt Bestrebungen, ein einheitliches Format für Dokumente festzulegen, das ODF-Format. Das hat sich allerdings noch nicht allgemein durchgesetzt und kann von vielen Word-Versionen nicht verwendet werden.
Innerhalb von Arbeitsgruppen in Schulen, deren Mitglieder untereinander Dokumente austauschen, könnte man sich auf ein Format einigen, das allen Beteiligten zur Verfügung steht und mit einigen Versuchen herausfinden, ob es bei allen funktioniert.
